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    業務外包管理的內控評價—青海博維管理

    發布時間:2018-10-12

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    ? ? ? ?業務外包管理的內控評價—青海博維管理,本文章來源于青海博維管理官網提供。

    ? ? ? ?通過梳理業務外包內控評價項目實踐,以發生業務分包較集中的行業及業務類別為切入點,從效益性復核、合規風險防范、經濟利益保障三個維度,探討對業務外包內控評價的主要關注點、管控措施及改善效果。

    ? ? 業務外包是指企業利用專業化分工優勢,將日常經營中的部分業務委托給本企業以外的專業服務機構或其他承包方完成的經營行為。一般定義業務外包不涉及工程項目外包,主要有:工序外包、服務外包等。五部委在《關于印發企業內部控制配套指引的通知》中單獨將業務外包列入《企業內部控制應用指引第13號》,可見業務外包內部控制的重要性,同時也指導企業對業務外包開展內控評價工作,以促進企業更好地防范風險、提效益。

    一、業務外包的內控評價提示
    ? ? ? 對業務外包開展專項內控評價,可有效促進企業防范風險、提效益。切實運用好內控評價成果,有助于提高企業對業務外包的管控水平。
    ? ? ?1.“三道防線”的業務人員應加強對《企業內部控制基本規范》等相關文件的學習,借鑒外法,完善內規,對業務外包制定專項管控制度,規范外包范圍、方式,制定外包策略、方案時應綜合考慮成本效益原則,權衡利弊,同時做好業務外包科學性、效益性分析。
    ? ? ?2.企業應積極主動組織開展事中專項內控評價工作,增加評價頻次,減少既成事實之后開展的審計項目。在組建內控評價工作小組時,要求參與評價的人員應熟悉外包業務涉及的工藝技術、外法內規、管理模式、管控要點,使評價工作跳出單一化財經監督的視角,深人外包作業現場,與一線員工深入訪談,從宏觀層面、多維度審視外包業務,從業務外包的科學性、經濟性、合規性等角度,為企業防范風險、提效益提出切實有效的建議。
    ? ? ?3.內控評價小組開展具體業務檢查時,應以風險為導向,同時要以積極正向思維為主導,不僅要發現業務外包存在的風險與缺陷(包括設計缺陷、執行缺陷),也要善于溝通,要與被評價單位站在同一立場,在評價底稿或報告中,指出具體的風險或不利影響,并且要正向地提出化解問題、優化管理的改進建議,以得到被評價方的認可,讓內控評價成果更快更好見到實效。
    二、業務外包的效益性有效復核??
    ? ? ? 在全國電解鋁原鋁價格市場低靡的情況下,部分電解鋁企業為了降低成本,以不影響邊際利潤為前提,利用區位優勢將生產的原鋁液就近低價外銷給鋁合金鑄造企業,并視情況逐步提高原鋁液外銷比例,一則可減少本企業鋁錠鑄造工序發生的費用,二則可降低運輸成本。大部分電解鋁企業均存在輔助工序外包現象,如鋁錠打捆業務,一般情況下,鋁錠打捆委托合同為噸鋁打包單價合同,綜合單價中包含了打包材料、打包機機械臺班、打包作業人員勞務等費用,其中勞務費占比很大。鋁錠打捆業務在鑄造車間作業,以勞務為主,該工序連接于鋁錠鑄造機末端,作業難度較低。隨著原鋁液外銷量的增加,鋁錠鑄造的工作量則會相應減少。
    ? ? ? 開展此類業務外包內控評價工作,應緊扣成本效益原則,理清生產工藝鏈條,深入外包業務作業現場,針對生產工藝的調整情況,對比可研報告中的工藝流程、設備、產能、人員配置信息,發掘聯動的工藝變量信息,及時對與之關聯的外包業務開展經濟性復核、測算,對業務外包提出合理準確的效益評價,對效益性不高的外包業務可適時考慮收回。同樣以電解鋁企業原鋁液外銷比例調增為例,與之聯動的工藝變量至少包括鋁錠鑄造、打包、倉儲、外銷運輸量相應減少,鋁液運輸、工藝車輛維護、抬包清理量相應增加等信息,內控評價即可從中發掘成本效益控制點,為企業防控風險、提效益建言獻策。另外,企業應完善業務外包管理制度,將生產工藝調整與業務外包建立聯動機制,業務管理人員需加強對同類業務外包的經濟性測算,舉一反三有效促進企業降本增效工作。


    三、業務外包發包方經濟利益的有效保障
    ? ? ?一般工程項目完工后,會陸續將驗收設施移交生產,企業為降低人力成本,會將運行過程中的輔助工序外包運營、維護,業務外包合同通常會約定運營職數、服務范圍、工作內容等,并作為按月結算的依據。在投產初期,隨著工序、設施、設備陸續的投運,輔助工序業務外包的月度結算金額往往會因運營職數、服務范圍、工作內容的差異而存在變化,如果月度結算金額均相等,反而屬于非正常現象,應當引起內控評價的關注。以外包業務運營職數為例,輔助工序承包方會出于成本效益考慮,在企業投產初期不會按照全部投運后的定員配備職數,而是視情況陸續配備人員到位,如果外包業務輔助運營職數是結算金額的主要依據,那么一旦審驗不夠細致、嚴謹,將很可能存在多結算的風險。業主方要確認輔助工序承包方投運職數,不僅要對承包方遞交的月度付款申請單中的服務范圍、工作內容進行審驗,還應當從外包業務從業人員進場安全交底、安全培訓記錄中側面確認運營職數、人員資質并從安全檢查中確認日常運營人員工作情況。同樣業務外包內控評價工作開展時,也應從不同視角去驗證結算金額的準確性,充分、有效地保障發包方經濟利益。同理。對于清理、修理類的業務外包,應關注清理、維修量的計量、驗收環節是否有效分離、是否得到有效監管,避免因統計、驗收工作不嚴謹造成的多結算問題。企業確定開展業務外包前,應由人資部門、財務部門、經營部門、生技部門、安監部門、內控部門等多方聯動,科學審定業務外包工作方案,確保業務外包的合規性,提高過程監管的嚴密性,以有效規避結算付款環節的風險。? ? ? ? ?
    四、業務外包合規風險的有效防范
    ? ? 大部分企業出于人力成本的考慮,或由于定員的限制,普遍存在使用勞務派遣工的現象。企業出于合規與成本的綜合考慮,會制定用工方案降低勞務派遣用工比例,主要采用兩種策略:一種是將勞務派遣工轉為正式合同工,另一種則是將勞務派遣工從事的服務工作整體外包,而通常采用后者居多。企業在考慮“勞務外包”與“勞務派遣”兩種用工方式時,必須先理清兩者的兩點本質區別:一是對勞動者的管理形式不同,前者由業務承包單位管理,后者由業主方自行管理,二是價款決定因素不同,前者由工作量(數量、質量)決定,后者由勞動者工作時間決定。
    ? ? 開展此類業務外包內控評價工作,應掌握“勞務外包”與“勞務派遣”上述兩點本質區別,并深入外包業務具體管理中進行穿行測試,如發現名義外包、實則屬于勞務派遺管理的,需指出合規風險,并提出具體規范管理的改善建議。一般而言。物業服務業務外包后,發包方應盡量避免對物業服務的勞動者及勞動生產要素進行直接的管理或干涉,發包方主要應對物業服務的工作量、服務質量進行確認和評價,若發現物業服務未達到管理標準,則應根據合同對物業服務承包方提出改進要求或扣款,而不針對具體的物業服務人員,即采用“對事不對人”的管理方式。企業應提高合規管理意識,避免“勞務外包”與“勞務派遣’的管理混淆,對服務類的外包業務,如安保服務、通勤服務、信息系統維護服務等,一并進行梳理,規范管理方式。


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